Datenschutzerklärung
Letztes Update der Datenschutzerklärung: 05.04.2022
Bei Hortiplan legen wir Wert auf die Privatsphäre und den Schutz der Privatsphäre aller Personen, von denen wir personenbezogene Daten erheben. Der Zweck dieser Datenschutzerklärung ist es, Sie als Kunde, Lieferant und Besucher dieser Website darüber zu informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und was wir mit Ihren Daten tun.
Wer ist der Verantwortliche für die Verarbeitung?
Hortiplan BV, mit der Unternehmensnummer 0417.799.289 mit Sitz in 2860 Sint-Katelijne-Waver, Drevendaal 9, ist der für die Verarbeitung der Daten seiner Kunden, potenziellen Kunden, Lieferanten, Website-Besucher usw. Verantwortliche, nachfolgend „der für die Verarbeitung Verantwortliche“.
Innerhalb der Unternehmensgruppe, zu der der für die Verarbeitung Verantwortliche gehört, wurde ein Datenschutzbeauftragter ernannt, der den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten überwacht. Sie können den Datenschutzbeauftragten über privacy@arvesta.eu kontaktieren.
Welche Daten erheben wir von Ihnen als Kunde?
Welche Daten?
Vorerst können wir folgende Daten erfassen: Name, Adresse, Lieferadressen, MwSt.-Nummer, Unternehmensnummer, Mobiltelefon- und/oder Telefonnummer, Faxnummer, Sprache, Beruf, Website, Branche, Bankkontonummer, Kaufdaten (gekaufte Produkte, Preis, Mengen, Zeitpunkt des Kaufs), Branche (Fläche und Kulturarten) und Kundentyp (Wiederverkäufer, Hersteller usw.). Wir können den Namen, die E-Mail-Adresse, die Funktion, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse von Kontaktpersonen bei Unternehmen erfassen.
Diese Daten haben wir erhalten:
Von Ihnen, durch Verkaufsgespräche, (Bestell-) Formulare, Verträge, Rechnungen, über unsere Website oder Werbeaktionen;
Über öffentlich zugängliche Daten (wie Daten aus dem Belgischen Staatsblatt, der Zentralen Datenbank der Unternehmen, der Nationalbank, Graydon und dem Informationsdienst 1207 usw.;
Von anderen Gesellschaften der Gruppe, zu der auch Hortiplan gehört. Eine Liste mit den entsprechenden Gesellschaften finden Sie auf www.arvesta.eu.
Für welche Zwecke nutzen wir diese Daten?
Ihre Kundendaten werden in erster Linie genutzt, um unsere Handelsbeziehungen zu optimieren und die vereinbarten Verbindlichkeiten korrekt ausführen zu können. Konkret bedeutet dies, dass wir diese u. a. für die Verwaltung in Bezug auf Kunden und potenzielle Kunden, für die Erstellung und das Versenden von Rechnungen und die entsprechende Korrespondenz, die Bearbeitung von Bestellungen, die Lieferung von Produkten und die Kommunikation darüber sowie für das Debitorenmanagement (Nachverfolgung ausstehender Rechnungen, Versand von Mahnungen) verwenden. Diese Verarbeitungsvorgänge sind für die Ausführung unseres Vertrags mit Ihnen erforderlich. Die Verwaltung und das Debitorenmanagement führen wir auf Basis unserer berechtigten Interessen aus.
Darüber hinaus können wir Ihre Daten dazu verwenden, Sie als Kunde regelmäßig per E-Mail über die Preise unserer Produkte zu informieren. Wir tun dies, weil es für die Ausführung unseres Vertrags mit Ihnen als Kunde notwendig ist und weil es im Rahmen der Durchführung eventuell vorausgehender Maßnahmen erforderlich ist.
Wir verarbeiten Ihre Daten auch, um zu analysieren, welche Produkte Sie gekauft haben und an welchen Produkten/Dienstleistungen Sie interessiert sein könnten, damit wir unser Angebot und
unsere Kommunikation darauf abstimmen können. Zudem führen wir (statistische) Analysen durch, um unsere Betriebsabläufe, Dienstleistungen und Produkte zu verbessern. Wir tun dies auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen.
Darüber hinaus können wir Ihre Daten auch verarbeiten, um Sie elektronisch und/oder per Post über unsere Produkte, Dienstleistungen und Veranstaltungen zu informieren, für Direktmarketing oder zur Erstellung von Profilen. Durch die Erstellung von Profilen können wir Ihnen viel gezieltere und nützlichere Informationen zukommen lassen. Sie erhalten nur dann elektronische Newsletter, wenn Sie dazu ausdrücklich Ihre Zustimmung erteilt haben.
Auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses können wir Ihre Daten zu Prospektionszwecken verwenden und Sie über unsere Produkte und/oder Dienstleistungen informieren, von denen wir glauben, dass sie für Sie von Interesse sein könnten, z. B. weil sie Produkte ergänzen, die Sie bereits bei uns oder einem Unternehmen der Arvesta-Gruppe erworben haben.
Schließlich verarbeiten wir Ihre Daten auch, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen aus der Steuer- und Buchhaltungsgesetzgebung, der Güllegesetzgebung und der Gesetzgebung zur Lebensmittelsicherheit (z. B. Aufbewahrung von Rechnungen usw.) nachzukommen.
Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Wir speichern die Daten nur so lange, wie es für die Umsetzung der oben genannten Ziele erforderlich ist. Sobald wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, werden diese gelöscht.
Welche Daten erheben wir von Ihnen als Lieferant?
Welche Daten?
Wir erfassen möglicherweise die folgenden Daten: Name, Adresse, MwSt.-Nummer, Mobiltelefonnummer, Telefonnummer, Faxnummer, Firmentyp, Bankkontonummer, Sprache, Website des Lieferanten. Wir können den Namen, die E-Mail-Adresse, die Funktion, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse von Kontaktpersonen bei Unternehmen erfassen.
Wir haben diese Informationen von Ihnen mündlich, telefonisch oder per E-Mail, über die Daten auf den Rechnungen, über unsere Vertreter, die mit Ihnen Kontakt hatten, oder über andere Unternehmen der Arvesta-Gruppe, zu der der für Hortiplan gehört, erhalten.
Für welche Zwecke nutzen wir diese Daten?
Ihre Daten werden in erster Linie genutzt, um die Handelsbeziehungen zwischen Ihnen und uns zu optimieren und die akzeptierten Verbindlichkeiten korrekt ausführen und nachvollziehen zu können. Konkret verwenden wir Ihre Daten u. a. zur Führung einer Lieferantenverwaltung, zur Erstellung und Versendung von Bestellungen, zur Erstellung und Versendung von Ankaufsaufstellungen, zur Bearbeitung und Bezahlung von eingehenden Rechnungen und zur Kommunikation hierüber. Diese Verarbeitungsvorgänge führen wir aus, weil sie für die Ausführung unseres Vertrags mit Ihnen erforderlich sind.
Zudem verarbeiten wir Ihre Daten auch, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen u. a. aus der Steuer- und Buchhaltungsgesetzgebung und der Gesetzgebung zur Lebensmittelsicherheit nachzukommen.
Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Wir speichern die Daten nur so lange, wie es für die Umsetzung der oben genannten Ziele erforderlich ist. Sobald wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, werden diese sofort gelöscht.
Welche Daten erheben wir über unsere Website?
In diesem Teil erklären wir Ihnen, welche personenbezogenen Daten von Ihnen von unserer Website wir zu welchem Zweck und auf Basis welcher Rechtsgrundlage verarbeiten können. Außerdem geben wir an, wie lange wir Ihre Daten speichern.
Kontaktformular
Sie können uns über unsere Website mit dem Online-Kontaktformular kontaktieren. Dabei erfassen wir Ihren Vornamen, Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse und die von Ihnen gestellte Frage oder andere Anmerkungen. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen zu sammeln, um auf Ihre Nachricht antworten zu können. Wir speichern diese Daten nicht länger, als es zur Beantwortung Ihrer Frage oder für das Übermitteln der von Ihnen angeforderten Informationen erforderlich ist.
Newsletter
Über die Website können Sie sich registrieren, um E-Mails mit Informationen über unsere Produkte, unsere Veranstaltungen, Tipps, Ratschläge usw. zu erhalten. Um den Newsletter zu abonnieren, erfassen wir Ihre E-Mail-Adresse und die Sprache, in der Sie den Newsletter erhalten möchten. Wir versenden die Newsletter mit Ihrer Zustimmung. Wenn Sie bei uns bereits bekannt sind, z. B. weil Sie Kunde sind, können wir die Newsletter auf Ihre Art von Unternehmen und dessen Aktivitäten zuschneiden, um die Newsletter für Sie relevanter zu machen.
Sie können jederzeit angeben, dass Sie diese Newsletter nicht mehr erhalten möchten. Wie das funktioniert, erfahren Sie unter Punkt 7.
Veranstaltungen
Wir organisieren regelmäßig Veranstaltungen, zu denen Sie sich über die Website anmelden können. Für diese Anmeldung erfassen wir standardmäßig Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihre E-Mail-Adresse. Wir verwenden diese Informationen, um Ihre Anmeldung für die Veranstaltung zu bearbeiten, Ihre Anmeldung zu bestätigen, Sie über die Veranstaltung zu informieren und um ggf. Ihre Fragen zu beantworten. Ihre Daten werden gelöscht, sobald diese für die oben genannten Zwecke nicht mehr benötigt werden.
Leiten wir Ihre Daten an Dritte weiter?
Wir verkaufen in keinem Fall Ihre Daten an Dritte weiter. Für die Ausführung unseres Dienstangebots und im Rahmen der oben genannten Verarbeitungszwecke können wir Ihre Daten mit folgenden Parteien teilen:
- Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag und in unserem Namen verarbeiten (z. B. Rechenzentren, IT-Dienstleister, Druckereien, Mailing-Agenturen, Website-Entwickler usw.). Wir haben mit diesen Parteien entsprechende Verträge abgeschlossen, sodass der Schutz Ihrer Daten gewährleistet ist;
- Die Gesellschaften der Arvesta-Gruppe, zu der auch wir gehören. Eine Liste mit diesen Gesellschaften finden Sie auf https://arvesta.eu. Dies erfolgt für die Zentralisierung der Kunden- und Lieferantenverwaltung und für die Kundenwerbung. In Bezug auf Letzteres können diese Gesellschaften Ihre Daten nutzen, um Sie über ihre Produkte und/oder Dienstleistungen zu informieren, von denen sie und/oder wir glauben, dass diese für Sie von Interesse sein könnten, z. B. weil sie Produkte/Dienstleistungen ergänzen, die Sie bereits bei uns erwerben. Sie können Sie diesbezüglich kontaktieren. Sie haben jederzeit das Recht, dieser Weitergabe Ihrer Daten und deren Nutzung durch eine oder mehrere unserer Konzerngesellschaften zu widersprechen. Weitere Informationen dazu, wie dies erfolgen kann, finden Sie unter Punkt 7;
- Regierung und Behörden: um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Es werden nur die Daten weitergegeben, zu deren Weitergabe wir gesetzlich verpflichtet sind;
Des Weiteren können Streitfälle und andere Vorfälle dazu führen, dass Ihre personenbezogenen Daten in Ausnahmefällen mit der Polizei oder anderen Gerichtsinstanzen geteilt werden. Anwaltskanzleien, Inkassobüros, Gerichtsvollzieher, Versicherungsgesellschaften oder Banken können ebenfalls Zugang zu einigen Ihrer personenbezogenen Daten erhalten, wenn es für diese notwendig ist, um uns bei der Bearbeitung eines Dossiers, der Durchführung von Projekten usw. zu unterstützen.
Schließlich können wir im Rahmen einer Fusion, Übernahme, (Teil-) Spaltung oder einer anderen Unternehmenstransaktion Ihre Daten auch mit dem an einer solchen Unternehmenstransaktion beteiligten Dritten (z. B. Käufer, übernehmende Gesellschaft usw.) teilen und übertragen. Wir können Ihre Daten auch an die beteiligte dritte Partei und/oder deren Berater in einer vorbereitenden Phase als Teil einer Prüfung in Bezug auf die (Ausführung) einer solchen Transaktion weitergeben. In einem solchen Fall werden wir immer sicherstellen, dass wir nur die Daten weiterleiten, die für die Prüfung relevant und notwendig sind. Diese Weiterleitung erfolgt auf der Grundlage des berechtigten Interesses, sodass der Dritte die erhaltenen Daten zur Fortführung der Geschäftsaktivitäten und des allgemeinen Betriebs des Unternehmens nutzen kann. Letzteres ermöglicht auch die Fortführung laufender Verträge mit Kunden, Lieferanten usw.
Wie sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir unternehmen alle notwendigen Schritte, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, sei es physisch, elektronisch oder organisatorisch.
So speichern wir die von Ihnen erteilten personenbezogenen Daten in Datenbanken, Informationssystemen und auf Servern, die nur für befugtes Personal oder Vertragspartner, die diese Daten kennen müssen, um sie für uns zu verarbeiten, zugänglich sind. Außerdem ist unser Personal über diese Datenschutzerklärung und alle geltenden internen Richtlinien, die zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erlassen wurden, informiert. Unser Personal ist zudem verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu respektieren.
Wie können Sie uns kontaktieren, um von Ihren Rechten Gebrauch zu machen?
Sie haben das Recht, jederzeit kostenlos Einsicht in Ihre personenbezogenen Daten zu fordern. Sie haben außerdem das Recht, fehlerhafte, unangemessene, veraltete oder unvollständige personenbezogene Daten löschen oder korrigieren zu lassen. Sie haben auch das Recht, uns in bestimmten Fällen zu bitten, Ihre personenbezogenen Daten vorübergehend nicht mehr für eine bestimmte Verarbeitung zu nutzen.
Schließlich haben Sie das Recht, einer bestimmten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Wenn Sie keine persönlich an Sie gerichteten Newsletter oder Post mehr erhalten möchten, einschließlich Informationen über unsere Aktivitäten, Produkte und Dienstleistungen, Werbeaktionen usw., können Sie dem jederzeit widersprechen. Wenn Sie keine Newsletter mehr erhalten möchten, können Sie sich jederzeit über den Abmeldelink am Ende der E-Mails abmelden. Sie können sich jederzeit mit uns in Verbindung setzen, um E-Mails und persönlich adressierte Post abzubestellen, indem Sie die unten stehenden Kontaktdaten verwenden.
Richten Sie Ihre Anfrage per E-Mail an privacy@arvesta.eu oder per Post an die unter Punkt 1 genannte Adresse.
Diese Anfrage muss Folgendes enthalten: vollständiger Name, Adresse, E-Mail-Adresse und eine deutliche Beschreibung Ihrer Anfrage. Zusätzliche Informationen können angefordert werden, um den Gegenstand Ihrer Anfrage besser definieren zu können oder um Ihre Identität im Falle begründeter Zweifel zu bestätigen.
Wir haben einen Monat Zeit, um Ihre Anfrage zu beantworten. Diese Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, zu dem wir Ihre datierte und unterschriebene Anfrage schriftlich per Post, elektronisch oder schriftlich vor Ort erhalten haben und wir alle benötigten Informationen besitzen, die wir für die Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen.
Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Anfrage nicht korrekt bearbeitet haben, kontaktieren Sie uns bitte über die oben stehenden Daten. Wenn dies nicht zu dem gewünschten Ergebnis führt,
haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde des Landes Ihres gewöhnlichen Aufenthalts einzureichen. Für Belgien ist dies die belgische Datenschutzbehörde (DSB), für die Niederlande ist dies die niederländische Datenschutzbehörde Autoriteit Persoonsgegevens und für Frankreich ist dies die nationale Kommission für Informatik und Freiheiten (Commission Nationale de l‘Informatique et des Libertés; CNIL).
Änderungen an dieser Erklärung
Wenn wir Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vornehmen, wird die geänderte Erklärung hier veröffentlicht, wobei oben eine Angabe des Überarbeitungsdatums zu finden ist. Wenn wir erhebliche Änderungen in dieser Datenschutzerklärung vornehmen, wodurch sich unsere Datenschutzpraktiken wesentlich ändern, können wir Sie hierüber auch auf andere Weise informieren, zum Beispiel indem wir Ihnen eine E-Mail schicken oder eine Mitteilung auf unserer Website veröffentlichen, bevor die Änderungen in Kraft treten.